Sørg for at du har nok tid og ressurser til å avslutte skikkelig. Hold på nøkkelpersoner til dere er ferdig. Sett opp et program som engasjerer sluttbruker så tidlig som mulig. Dokumenter det dere har gjort og hva dere mener de som overtar må gjøre.
Det kan være lurt at du allerede i starten tenker gjennom hvordan du skal avslutte. Lag en plan for hvordan du skal levere, hvilken dokumentasjon som trengs og hvordan du skal dra lærdom av det dere har gjort.
I avslutningen skal du levere resultatet til den som har bestilt prosjektet. Det er ikke alltid at alt er ferdig på den aktuelle dato. Om noe gjenstår så skal det avtales hvordan disse manglende skal leveres. Inngåtte kontrakter må avsluttes på en ryddig måte. Prosjektregnskapet skal avsluttes og prosjektdokumentasjonen må på plass. Hva kan vi kan kaste og hva skal vi lagre. Til slutt skal vi gjennomgå hvordan vi har arbeidet i prosjektet og hvordan vi som bedrifter kan lære av dette å unngå å gjøre samme feil neste gang.
For prosjekter med omfattende leveranser må overlevering sannsynligvis skje i flere etapper.
Kort oppsummert kan dere bruke følgende huskeliste:
- Lever som avtalt, eller bedre
- Sett opp en liste over ting som gjenstår, aktiviser en servicefunksjon, et støtteapparat, om det er nødvendig.
- Sett opp en liste over all prosjektdokumentasjon som skal arkiveres og sjekk at denne er komplett.
- Analyser positive og negative erfaringer sammen med prosjektgruppen.
- Sett opp de sluttkalkyler som er nødvendig for å gjøre en økonomisk og ressursmessige vurdering
- Skriv en sluttrapport som inneholder:
- oppnådde resultater
- spesielle prestasjoner
- anbefalinger til nye prosjekter
- Innkall til møte med oppdragsgiver hvor prosjektet avsluttes formelt og Informer omgivelsene om oppnådde resultater og om de erfaringer dere har høstet. Få leser rapporter. Informer også muntlig.
- Kontroller at alle medarbeidere vet hva de skal gjøre etter prosjektet
- Oppløs prosjektorganisasjonen og takk for innsatsen.
- Avsluttet alle konti som er brukt i prosjektet.
