Effektiv kommunikasjon handler om å formidle korrekt og nøyaktig informasjon på en god måte i forhold til mottakeren.
Som dere ser i figuren av de 6 forskjellige budskapene er det lett å snakke forbi hverandre.
6 forskjellige budskap i kommunikasjonsprosess:
1 Det du mener å si
2 Det du virkelig sier
3 Det den andre hører
4 Det den andre tror han hører
5 Det den andre sier
6 Det du tror den andre sier
Er du klar over hvor lett det er å snakke forbi hverandre, kan dere unngå misforståelser. Det finnes mange tanker om det å snakke sammen. La oss tenke at du vil si noe til en annen i prosjektteamet. Du bruker ord som du mener de vil forstå. Svarene du får vil avhenge av hvordan den andre oppfatter det du sier og hvor godt de kjenner deg og din stil i praten. Det vi sier og hvordan vi forstår bestemmes av hvordan vi kjenner de vi prater med. Det hører også med å sjekke av at den eller de vi snakker til har skjønt det vi hadde å si.
Tonefall og kroppsspråk har mye å si. Vi pleier ofte å si at kroppen noen ganger avslører det vi egentlig mener, selv om vi ikke sier det direkte. Forskning har vist at vi stoler mye mer på kroppsspråket enn på hva man sier med ord. Hvis det er motsetninger, vil vi i 90% av tilfellene stole på kroppsspråket. Da kan du få reaksjonen: «Hva sier du egentlig»
Det er viktig å forberede seg godt dersom man har et viktig budskap man skal kommunisere til andre. En feil mange gjør, er å si alt de vet om en sak, i stedet for å tenke gjennom hva tilhøreren trenger å vite. Du kan spørre deg selv: «Hva vil jeg tilhøreren skal vite/forstå når jeg er ferdig å snakke»? Hvis du tenker etter, prater du ofte annerledes om du prater til barn eller til læreren din.
Her er noen tips om hvordan dette kan brukes når vi tenker på kommunikasjon.
Overfor den jordnære
- Jordnær, praktisk, nytte-orientert
- Logisk, målrettet
- Bruk fakta og eksempler
- Fokuser på detaljer
- Bruk tall og beregninger
- Vær strukturert og godt forberedt
Overfor den sosiale
- Bruk samtalen, harmonisk diskusjon
- Vær personlig og entusiastisk
- Fokuser på de sosiale konsekvensene og fellesskapet
- Vis hensynsfullhet og tillit
Overfor den som liker det nye
- Gi tid til refleksjon og ettertanke
- Fokuser på overordnete idéer, helhet og sammenhenger
- Positiv til forandringer og muligheter i fremtiden, visjonær
- Åpen for kreative og nyskapende idéer
- Fokuser på en ting av gangen, grundig
- Sett høye mål.
- Vær verdi-orientert
Virtuelt er et fremmedord som betyr at noe er til stede, men usynlig. Prosjekt som i stor grad bruker telekommunikasjon, sosiale media, internett, PC-basert kommunikasjon for å kommunisere eller samarbeide betegnes gjerne som virtuelle prosjekt.
Flere og flere kommuniserer i dag virtuelt. Det finnes i dag flere typer programvare som kan brukes, og det viser seg at det fungerer veldig bra. I fremtiden vil vi oppleve at mange reiser og møter vil erstattes av denne type samarbeid.
Dersom vi kjenner hverandre fra før, er det lettere å få til god kommunikasjon virtuelt enn om vi ikke gjør det. Vi oppfatter for eksempel ikke kropps-språket så tydelig via skjermen, som når vi sitter rett overfor hverandre. Det anbefales at de som skal samarbeide virtuelt, møtes ansikt til ansikt minst en gang, helst i starten av prosjektet.
Mangelen på ansikt-til-ansikt kontakt og en endret måte å samarbeide og ha møter på, kan føre til dårligere kommunikasjon og relasjonsbygging, mangel på tillit og felles identitet, kulturkollisjon og motsetninger mellom ulike grupper, som ikke blir avdekket så lett som når folk møtes fysisk. Dette er utfordringer vi etter hvert vil lære oss takle bedre og bedre.
Men det er også positive sider ved å jobbe virtuelt. Det sies at møter ofte blir mer effektive. Folk snakker mindre. Man tenker nøyere gjennom hva man sier. Det som blir sagt, legges bedre merke til.
Moderne teknologi fører til store besparelser på reise og andre kostnader. Vi trenger ikke å flytte på oss for å samarbeide. Men det kan koster på andre måter for eksempel i form av lavere motivasjon, mindre samhørighet, lavere tillit og samarbeidsutfordringer i team. Merke du dette som prosjektleder bør du sette i gang aktiviteter som bøter på dette. Det kan være nok å samles å ta opp eventuelle utfordringer