Som ved oppstart av prosjekter bør dere samle prosjektdeltakerne til et avslutningsmøte. En god prosjektavslutning tjener flere formål. Først og fremst får alle deltakerne en sjanse til å samles og prate om det som har foregått. Videre står kunnskapsoverføringen sentralt. Hvordan skal vi jobbe i neste prosjekt, og hva kan vi lære hverandre? En forutsetning er at alle går tilbake til sin egen enhet og forteller hva de har lært. På denne måten vil vi hindre at vi gjentar feilene våre. Det skal også skrives en sluttrapport.

Du som prosjektlederen må sørge for at det blir gjennomført et avslutningsmøte. Be deltakerne forberede seg ved å foreslå de fem beste erfaringene fra prosjektet og de fem områdene som kan forbedres. Når deltakerne treffes, diskuteres og grupperes forslagene. Her lønner det seg også å bruke tavle og post it-lapper. Se figuren. Vi bruke gjerne grønne lapper på det vi er gode på og røde lapper på de vi er dårlig på.

Etter dette bestemmer vi oss for hva vi skal gjøre noe med, hvordan vi skal gjøre det, hvem som skal ta ballen videre og hvordan vi skal spre kunnskapen. Ønsker vi å se nærmere på noe som ikke fungerte, gjør vi følgende:

• skriver emnet opp på en tavle for dypere analyse
• diskuterer årsakene til problemet
• kommer med forslag til å hindre gjentakelse

En fare ved slike gjennomganger er vi at har lett for å grave oss ned i det som ikke fungerte. Det er lett å glemme det som har gått bra, noe som også er viktig å få med seg til neste prosjekt. Kanskje vi til og med kan gjøre det enda bedre.

Etter arbeidsmøtet skal noen i prosjektgruppen skrive sluttrapport med evaluering. Tror vi den blir lest med stor entusiasme, tar vi feil. Rapporten kommer i haugen med alle de øvrige dokumentene som skal leses. Prosjektgruppen må se for seg målgruppen og planlegge hvordan kunnskap skal spres. Alle deltakerne i prosjektgruppen må her ta et ansvar og fortelle om sin lærdom når sjansen byr seg.

Som prosjektleder kan du tenke på!

• Hva skal jeg gjøre mer av og hva skal jeg gjøre mindre av neste gang?
• Vil du lede et nytt prosjekt?
• Vil du bli spurt om det?
• Vil dine medarbeidere ønske å jobbe sammen med deg i det neste prosjektet?

Når prosjekter avsluttes fordi de legges ned:

• Avslutt på samme måte
• Ikke glem at det er like beundringsverdig å legge ned et ulønnsomt prosjekt som det er å fullføre et lønnsomt.