Sammen har dere laget en plan for gjennomføringen. Denne forutsetter at dere skal levere et avtalt resultat (prosjektmål) til en gitt tid ved å bruke en gitt mengde penger (og/eller timer).
Overraskelser og endringer vil komme. Noen endringer kan medføre at prosjektplanen endres. Kunsten i prosjekt er ikke nødvendigvis å komme tilbake til den opprinnelige plan. Kunsten er å få frem det resultatet som kan brukes i den virkeligheten som gjelder når prosjektet er ferdig. Husk på at virkeligheten kan stå i veien for de mest gjennomarbeidede planer.
Oppfølging av planen betyr at dere «stikker fingeren i jorda» og finner ut hvor langt dere er kommet mot målet i forhold til det dere hadde planlagt, og hvor mye tid og penger dere har brukt på det dere har gjort og hva som gjenstår.
Styring betyr å sette inn tiltak dersom dere ikke har gjort så mye som dere skulle ha gjort i henhold til planen, eller har brukt mer tid og penger på det dere har gjort, enn dere hadde tenkt. Ser dere at prosjektet blir «et bomskudd» uansett hva dere gjør, må du være modig og be om å få stoppet prosjektet.
Du må se fremover, vær forutseende, identifiser risikoer og skape et prosjektteam som er motivert, og som har overblikk over situasjonen. Planlegging og oppfølging må skje i hele prosjektets levetid.
Når vi diskuterte mål hadde vi en sjekk på hva som var viktigst med hensyn på å innfri effektmålet. Når vi følger opp prosjektet ser vi blant annet på hvordan vi ligger an i forhold til vår prioritering.
Å følge opp på tid betyr ikke bare å følge opp at tiden har gått, men også at dere har gjort det planen sier dere skulle gjøre i løpet av denne tiden. Er vi bak plane, på plan eller foran plan. Hvilke tiltak må vi sette i verk for å nå våre planlagte milepæler. Hvor lang tid har vi igjen? Er vi forsinket må vi vurdere den konsekvensen og hvor mye ressurser som trengs for å tas det tapte igjen
Se først på de aktivitetene som skulle ha vært helt ferdig. Er de helt ferdig? Det er ofte det letteste å avgjøre. Men så er det de som er under arbeid. Har dere gjort halvparten av jobben? Eller mer? Eller mindre? Da kan et godt spørsmål være: Hvor lang tid trenger jeg for å bli helt ferdig?
Det er viktig å være presis når dere forteller hvor langt dere har kommet. Hvis ikke lurer dere bare dere selv. Det er spesielt viktig å avgjøre om milepeler er nådd.
Dersom dere har gjort alt planen sier, eller kanskje mer, er det jo ikke noe problem. Hvis dere ikke har gjort alt, eller noe annet, må dere diskutere hva dere kan gjøre for å ta igjen det forsømte. Og ser dere problemer med å følge planen videre, må du si fra nå!
Å følge opp kostnader er også viktig. Dere må hele tiden notere hvor mange timer (tid er penger) og rene penger som er brukt, og hva de er brukt til. Dere satte opp et budsjett i forberedelsesfasen, og dere må registrere det dere bruker på en slik måte at dere vet hvilken post i budsjettet de er brukt på.
Når dere bestiller varer og/eller tjenester fra andre noe kan det gå noe tid før regningen kommer og enda lenger før den blir betalt. Pengene er likevel «brukt» når varen/tjenesten er er bestilt, selv om de ikke er gått ut av bankkontoen. Vi kaller det forpliktede kostnader.
Har du inntekter i prosjektet må dere også holde oversikt over hva vi har mottatt av penger, eller når vi forventer å motta penger, for å sikre at vi har nok penger å betale med når regningene kommer,
Å følge opp kvalitet/leveransen kan være litt vanskeligere. Her er tydelige milepelene gode å ha. Har vi «levert» det milepelen sier vi skal levere? Det som kan være vanskeligere å avgjøre er om det som er levert er godt nok. Hva vi legger i kvalitet må være definert i målene
Kvalitet er den helhet av egenskaper og kjennetegn et produkt eller tjeneste har, som vedrører dets evne til å tilfredsstille fastsatte krav eller behov som antydet. I prosjektsammenheng vil dette si at kvalitet er å tilfredsstille de forventninger oppdragsgiver har til det ferdige produkt innenfor de betingelser som er spesifisert i prosjektavtalen. Her snakker vi om at du levere som avtalt innenfor forventet tid og kostnad. Oppdragsgiver vil nok også vurdere hvordan samarbeidet har vært. Har dere hatt gode relasjoner og et godt samarbeidsforhold så vil nok det gi ekstra score.
Det oppfølgingssystemet dere velger må være tilpasset den aktuelle situasjonen og prosjektet. Prosjektmodellen Done! er en enkel modell. Den har fokus på mål og handling. Oppfølingen skal komme de personer i hende som kan gjøre noe med situasjonen og innholdet må derfor svare til det informasjonsbehovet de har. Kompliserte kontrollopplegg fungerer ikke. Fokus trekkes vekk fra det som skal gjøres, og energien brukes på og forstå kontrollsystemet. Velg det enkle. Oppfølgingen må fokusere på det som er vesentlig i forhold til å nå målene. Legger du deg på denne linjen vil oppfølgingen oppleves som meningsfylt.
Oppfølging må foregå på en effektiv måte, og status må kunne leses på en lettfattelig måte. Mange bruker trafikklys tankegangen. Det er en enkel måte å visualisere status på.
Det er viktig at ting ikke «feies» under teppe. Dårlige nyheter må frem raskt. Det er viktig at den som ser problemet tar ansvar for dette inntil det havner på skuldrene til den som har ansvaret. Det er veldig viktig og være klar over hvordan du reagerer på dårlige nyheter
Du må få til en åpen, ærlig og sannferdig informasjon med høy kvalitet til rett tid.
GJØRE: Gi ros til godt utført arbeid også når dårlige nyheter tas opp
IKKE GJØR: Skyte budbringer som kommer med dårlige nyheter, også når det budbringer selv som har ansvaret
GJØRE: Oppmuntre og støtte en holdning til å gi tidlig varsel
IKKE GJØRE: Bruke tid på å fordele skyld
GJØRE: sørg for å løse problemer sammen straks de oppstår
IKKE GJØRE: Spille teammedlemmene opp mot hverandre eller kritisere medlemmer når du snakker med andre
GJØRE: Vis at du setter pris på teamet
IKKE GJØRE: Ikke skyld på teamet ditt når ting ikke fungere
Tenk gjerne på disse punktene når dere er i gang:
- Følg opp kontinuerlig og diskuter hvordan dere ligger an:
- i et fast mønster basert på prosjektplanen
- før viktige milepæler
- umiddelbart i forbindelse med større avvik
- Dere bør diskuteres:
- avvik i forhold til plan (resultat, tid og kostnad)
- fremtidige usikkerhet og utfordringer
- forslag til tiltak
- om det trengs hjelp fra oppdragsgiver/kunde
- Ofte kan det ha en verdi å stoppe opp og få en vurdering av prosjektet ”sett fra utsiden”. Sett deg i kundens sted og spør: Hva skjer?
- Møter betraktes som et av de viktigste kommunikasjonsmidler i prosjektarbeid, men det kan ta tid. Vær effektiv.
Dere må spesielt passe på:
- uforutsette hendelser som ikke blir tatt alvorlig
- overvurdering av egne evner og undervurdering av prosjektet
- dag til dag forsinkelser som kan være vanskelig å se
- troen på at «masing» vil få problemer til å forsvinne
- tiltak som går på å sette på flere folk som samtidig må ha my opplæring
- folk som skylder på hverandre
- folk som ikke kan eller vil velge og bestemme
- mangel på beslutninger som blir flaskehalser
- kravene vokser uten at dere for mer tid til rådighet
- optimisme på andres vegne
- pass på at ting ikke gjøres så sent som mulig (studentsyndromet).