Skal du kunne gjøre en bra jobb må du og prosjektgruppen vite hva prosjektet skal ende opp i. Dere må jobbe mot samme mål. Forskjellig oppfatning av hva dere skal frem til vil skape frustrasjon, forsinkelser og i verste fall at dere levere noe ingen vil ha.
Det er behovet som bestemmer hva prosjektet skal munne ut i. Når bedrifter utvikler nye produkter og tjenester skal disse lanseres og selges til oss som vil bruke produktene og tjenestene. Skal prosjektet svare på en bestemt bestilling fra en kunde må dere levere det som er bestilt med rett kvalitet, til lovet pris og til rett tid.
Målet er altså utgangspunkt for hvordan prosjektet skal oppfattes, planlegges, gjennomføres og evalueres. Prosjektmål blir i mange tilfeller delt opp i 2, vi snakker om effektmål og prosjektmål.
Effektmål: Prosjektets formål, hensikt, langsiktige virkninger og årsaken til at vi gjennomfører prosjektet. Kunden vil målet om effektmålet tilfredsstiller det behovet som prosjektet skulle dekke.
Resultatmål: Prosjektets leveranse innenfor tid og kostnader uttrykt på en måte som lett gir en felles forståelse. Resultatmålet er det prosjektgruppen blir målt på. Mange snakker også om prosjektets «scope»
Det er viktig at det dere gjør er målbart. Det betyr at vi må fortelle så godt vi kan hva vi skal komme frem til, og om det er visse krav vi må ta spesielt hensyn til. Prosjekt er tids- og kostnadsbestemt, så derfor må du også ha klart for deg når du skal være ferdig og hva det skal koste.
Prosjektene blir avgrenset i forhold til faktorene tid, kostnader og kvalitet. Dette kaller mange prosjektfolk for «jerntriangelet»
De henger sammen og påvirker hverandre. Det er viktig å vite hvilke av disse tre områdene som er «låst», og hvordan de påvirker hverandre og på hvilke områder vi kan akseptere justering og endringer.
Det er viktig å vite hva som er viktigst med tanke på suksess og det å innfri effektmål. I noen prosjekt er tidsfristen låst, du kan ikke bli forsinket, i noen er kvaliteten på leveransen viktigst, og i noen er det kostnad og likviditet som styrer prosjektet. Det er viktig å vite hva som forventes og kreves på hvert av områdene. Det kan være lurt å tegne dette bilde opp i en prioriteringsmatrise.

Resultatmålet beskriver leveransen. I det ligger også når det skal være ferdig og hva prosjektet koster. Prosjektet er avgrenset i tid, kostnad og kvalitet. Figuren viser hvordan disse faktorene henger sammen og påvirkes av hverandre. Det er viktig å finne ut hva som forventes på hvert område. Samtidig er det viktig å å vite hvilke av de tre områdene som er viktigst med hensyn på suksess, og hvilke det er mulig å gjøre justeringer på.
Det er ikke lett å lage gode mål. Se sjekklisten under «Smarte må». Her får du en liste over hva som kjennetegner en god målformulering.

Du må huske på at dere ikke må love mer en dere kan holde, innenfor de rammene dere har. Mål er ikke en oppramsing av aktiviteter, men en beskrivelse av hva som skal være på plass ved prosjektslutt. Vær sikker på at målene oppfattes likt av alle og at de som skal gjøre jobben aksepterer dem. Tenke på formelen R=K x A. Resultat er lik kvalitet x aksept. En vanlig fallgruve er at ting baller på seg og ambisjonene øker. Greier vi dette så kan vi også ta med oss dette ekstra. Husk at pengene og tiden dere har til rådighet ofte blir det samme.

Siden effektmålet er noe vi oppnår fremover i tid så vil ikke effektmålet kunne vurderes umiddelbart etter at prosjektet er gjennomført. Resultatmålet kan vi vurdere ved prosjektslutt ved å vurdere leveransen, har vi fått det vi har bedt om, har vi fått det til planlagt tid og til avtalt kostnad? Vi har sagt at effektmålet er formålet/behovet for prosjektet. Det er den som bestiller prosjektet som i utgangspunktet kan beskrive behovet, men av og til trenger de hjelp får å kunne beskrive behovet tydelig. Har en mange som er interessert i prosjektet kan det være behov for å gjennomføre en interessent analyse. Spesielt om vi mistenker at det er motstridende interesser. Om prosjektresultatet ikke løser behovet, hjelper det ikke hvor bra prosjektet er gjennomført.
Selv om prosjektet normalt ikke har ansvaret for å innfri effektmålet, er faren stor for at prosjektet for skylden om formålet ikke nås. Det er urettferdig. Prosjektet kan imidlertid foreslå å lage en plan for gevinstrealisering. Dette vil få frem hvem som har ansvar for hva.
