Prosjektnedbryting betyr at en deler opp et prosjekt i mindre områder, deloppgaver eller delprosjekter.  Du får en oversikt over innholdet i prosjektet. En slik struktur er et utmerket utgangspunkt for å estimere, budsjettere, organisere, planlegge og styre prosjektet. På prosjektspråket snakker vi om «work breakdown structure» (WBS). Vi kan dele opp i faser, i leveranser, i delprosjekter, kontrakter eller arbeidspakker med underliggende aktiviteter.

• Skap en WBS som viser prosjektets innhold sett fra ønskede synsvinkler. 
• Tenk på at ulike strukturer har ulike formål. Velg den oppdelingen som er mest klargjørende for prosjektet. 
• WBS-en er et bra kommunikasjonsverktøy og utgangspunktet for neste steg som er estimering og planlegging.
• WBS-en får frem klare grensesnitt og ansvarsforhold.
• Hele prosjektgruppen bør delta i arbeidet om en ikke har en standardstruktur
• Husk at det som ikke inngår i WBS-en ikke inngår i prosjektet 

Vi strukturerer både for å øke forståelsen for prosjektet som helhet så vel som for å finne isolerte deler!

Her er et eksempel på en WBS for prosjektet utvikling av en enkel prosjektmodell.

Mange bedrifter har standard strukturer og KTR skjemaer (Kost, tid, ressurser) om prosjektet gjentar seg ofte.  Er det et nytt prosjekt med en ukjent struktur må dere starte fra bunn av.

En vanlig rekkefølge i arbeidet er:

• Start med blanke ark, post it lapper er et fint verktøy. Tenk over hvordan du vil dele opp prosjektet i faser, delprosjekt, hoved leveranser etc.

• Tenk på hvilke leveranser hver av punktene, beskrevet over, består av. Disse leveransene kalles ofte arbeidspakker. Jobben som gjøre i hver arbeidspakke blir arbeidsoppgaver/aktiviteter.

• Ansvar for gjennomføring av en arbeidsoppgave/aktivitet skal ligge hos en person.

• På hvert nivå i prosjektet (for en boks) legg du inn følgende opplysning:
  • Hva skal utføres av arbeid, leveransenHvor lang tid tar dette arbeidet
  • Hva vil det koste å gjennomføre arbeidet
  • Hva trengs av ressurser i form av arbeidskraft, utstyr og materiell
  • Hvem er ansvarlig for at det blir utført

• Det er viktig at du definere målbare forhold som gjør det mulig å sjekke at jobben gjort som avtalt.

• Fint om du får plass til WBS´en på en A4 side.