Mange prosjektproblemer kan tilbakeføres til en lite gjennomtenkt prosjektstart. Det haster å komme i gang med jobben uten at forutsetningene er klarlagt og forankret. En riktig utført prosjektstart skal gi svar på disse spørsmål:
Hvorfor skal vi gjennomføre prosjektet?
- Alle berørte må forstå hvorfor prosjektet skal gjennomføres.
- Er interessentene kartlagt, kjenner vi deres forventninger og ønske om å påvirke?
- Hva skal skje som resultat av prosjektet?
Hva skal vi levere fra oss?
- Gir prosjektmålet det fullstendige bilde av det vi skal levere?
- Vet vi hva som er viktig?
- Er noe låst, for eksempel tiden?
Hvem skal være med og gjøre jobben?
- Hvem er med på prosjektteamet og hvem er vi?
- Vil medarbeiderne bli tilgjengelig som avtalt?
- Mangler vi fagområder og personligheter?
Hvordan skal vi gjennomføre prosjektet?
- Har vi en overordnet strategi for gjennomføring?
- Er risikoanalyse gjennomført?
- Har vi nødvendige estimater, kalkyler og budsjetter.
- Har vi administrative rutiner for oppfølging, rapportering og dokumentasjon?
- Har vi planlagt kommunikasjon og informasjon?
- Er vi enige om hvordan prosjektet skal avsluttes?
Resultatet av prosjektstarten presenteres for dem som har bestilt prosjektet. Ikke la dere presses til å gjennomføre ”det umulige”.
Planlegg en systematisk prosjektstart. Gjennomgå prosjektet i arbeidsmøter og sørg for at de viktige beslutningene er riktige.
På dette tidspunktet har du utarbeidet en prosjektbeskrivelse som forteller hvorfor dere skal gjennomføre prosjektet, hva dere skal levere fra dere, hvem som skal gjøre hva og hvordan dere har tenkt å gjennomføre prosjektet. Bedrifter utarbeidet ofte egne maler for slike beskrivelser skal inneholde. Eksempler er vist i figuren.
