Det er stor forskjell i hvordan forskjellige virksomheter organiserer prosjekter sine prosjekter. Når du i media leser om gigantprosjektene beskrives prosjektorganisasjonene nærmest som egen bedrifter. Du hører om prosjektdirektører, styringsgrupper, styringskomite, referansegrupper, oppdragsgiver, oppdragsleder, prosjektansvarlig, prosjektleder, delprosjekter, prosjektmedarbeider også videre. Det kan bli uoversiktlig.

I pressen kan du lese om de store offentlige IT prosjektene som blir rene skandaler som igne tar ansvar for. I et prosjekt som tok 18 år satt det 20 personer i styringsgruppen som hadde masse meninger, men ikke noe ansvar.

Tilpass prosjektorganisasjon til oppgaven. En enkel prosjektorganisasjon er å foretrekke. Sammensettingen må vurderes kontinuerlig. 

Alle undersøkelser viser at prosjektlederen er prosjektets viktigste person. Personens kompetanse, handlekraft og evne til å utvise godt lederskap påvirker prosjektets suksess. Valg av prosjektleder er derfor en viktig oppgave og gjøres vanligvis av bedriftens leder eller en mellomleder. I små og mellomstore bedrifter med få ressurser velger de ofte seg selv som prosjektleder. Noen ganger er det også slik at det er den som kommer med ideen som for jobben uavhengig av deres erfaring som prosjektleder. Noen ganger velger en fageksperten, som kna sitt fag til fingerspissen, men mangler totalt forståelse for godt lederskap. Viktig motivasjon er god problemforståelse.

Selv om vi har fått fatt på «verdens beste prosjektleder» er vi ikke sikret suksess. Vi er avhengig av dyktige og motiverte medarbeider. Selv i mindre prosjekter er 4 roller sentrale:

• Prosjektlederrollen
• Nøkkelmedarbeidere
• Prosjekteier/oppdragsgiver
• Bruker av resultatet eller kunde

Prosjektlederrollen har vi beskrevet. Nøkkelmedarbeiderne skal gjøre avtalt jobb, bruke prosjekt i egen utvikling, ta affære om ting ikke går riktig vei og tilstrebe godt samarbeid i prosjektgruppen.

Prosjekteier/oppdragsgiver er den som gir prosjektet anledning til å starte. De skal sikre at effektmål blir ivaretatt gjennom prosjektets resultat. De ser til at prosjektet får de økonomiske rammer og de menneskelige ressurser de trenger, og bestemmer kvaliteten på sluttresultatet. I mindre prosjekter opplever vi at disse personene også tar prosjektlederrollen. Er prosjektet større slik at vi har valgt å ha en styringsgruppe vil denne personen lede arbeidet i denne gruppen.

Prosjektets bruker eller kunde er den som skal leve med resultatet. I noen tilfelle er kunde og bruker den samme, i andre prosjektet selger kunden prosjektresultatet videre til annen bruker. Det er avgjørende at disse er fornøyde. Om prosjektgruppen er kjempebegeistret for resultatet mens kunde og bruker er misfornøyd har prosjektet misforstått sitt oppdrag. 

Om du får være med å bestemme hvem som skal være med i din prosjektgruppe så kan du tenke på:

Beskriv de suksessfaktorene som gjelder for prosjektet. Finn de som kan bidra til dette. Unngå deltagere som ikke skal arbeide aktivt. 

• Hvem betrakter prosjektet som viktig og nødvendig og er villig til å gjøre en innsats?
• Hvem har prosjektspesifikke kunnskaper og den erfaring som behøves?
• Hvem har spesielle evner innen andre områder som lederskap, kommunikasjon, intern politikk osv.?
• Hvem har en sterk stilling, troverdighet og de rette forbindelser?
• Hvem har personlig nytte av å være med?
• Hvem har det eksterne nettverket som trengs? 
• Hvem har tid?

• Hvem passer vår måte og jobbe på?
• Hvem bør være med for å skape et balansert team?
• Hvem vil vi absolutt ikke ha med?

For å sikre en effektiv gjennomføring så må vi ha tydelige roller og arbeidsdeling. Noen vil ha beslutningsansvar, noen skal ha ansvar for aktiviteter, noe skal bare gi råd, noe har ansvar for arbeid i gruppen, andre har bare ansvar for seg selv og sin oppgave. I store prosjekt i store virksomheter utarbeides ofte detaljerte stillingsbeskrivelser. I mindre bedrifter med mindre prosjekt er det oppleste og vedtatt hvem som har ansvar for hva og alle vet det. Ofte har en person flere roller i prosjektet og i bedriftens egen organisasjon.

Valg av en formell prosjektorganisasjon er mindre viktig i slike virksomheter. Med færre aktører kan både kommunikasjon og beslutningsprosesser gå fortere og med færre formelle rutiner. Arbeidsdelingen er at lederen, eller representant fra ledergruppen eier prosjektet, blir oppdragsgiver og er med på å ta overordnede beslutninger. Prosjektleder styrer prosjektet, tar alle «prosjektadministrative» beslutninger og diskuterer og følger opp medarbeidere når tverrfaglig innsikt er nødvendig. Aktivitets utførelsen på de enkelte fag delegeres til medarbeiderne. Teamet organiserer seg selv, slik de selv foretrekker å jobbe.

For å få oversikt over roller og ansvar er det mange som lager det de kaller er ansvarskart.  Det forteller hvilke rolle en medarbeider har i de enkelte arbeidspakker eller oppgaver i prosjektet. En rolle er for eksempel hovedansvarlig beslutningstaker, hovedansvarlig for å utføre oppgaven, må stå til rådighet for prosjektet om vi trenger eksperthjelp og trenger informasjon fra prosjektet da det er viktig for eget arbeid også videre. Se eksempel på ansvarskart (HUKI diagram)

I større og mer formelle prosjekt med flere roller og aktører kan sjekklisten utvides, eksempel er vist sjekkliste prosjektorganisering og formelle roller.