Prosjektplaner er nødvendig for å kunne styre utviklingen i prosjektet. Gode prosjektplaner skal gi de enkelte medarbeiderne rammevilkår og støtte i beslutninger. 

• Vær klar over hva som er viktigst å styre i prosjektet: kvalitet, tid og penger? 
• Har vi tatt hensyn til risikoanalysen? 
• Hva med intern-politikken og viktige interessenter? 
• Å planlegge sammen er en viktig del av lagbyggingen og slike planer blir best
• Søk personer som sitter inne med den beste informasjon.
• I større og mer komplekse prosjekter bør det gjennomføres flere planmøter kombinert med ”hjemmearbeid”.
• I langvarige prosjekter bør det arbeides med grovplaner på lang sikt og en mer detaljert plan på kort sikt.
• Angi tydelige, konkrete og lett etterprøvbare milepæler for å lette kontroll av prosjektgjennomføringen.
• Anslå nødvendig ressursinnsats og sørg for at dere får det dere trenger til rett tid.
• Identifiser nøkkelressurser og flaskehalser.
• Ta utgangspunkt i den virkelige tiden som medarbeiderne kan bruke på prosjektarbeidet.
• Husk at det er forskjell på antall timer som er nødvendig og varighet.
• Finn tidsplanens kritiske linje, juster og planlegg deretter.
• Lag et estimat for prosjektets kostnader. 
• Planlegg prosjektavslutning og overlevering av sluttresultatet. 
• Bruk datastøtte fornuftig, husk at troverdigheten av det som kommer ut ikke er større enn de data som legges inn!
• Et plandokument er et bevis på at planleggingsarbeidet er utført. Det gir forståelse og oppslutning omkring prosjektet.

Endel prosjekter er mer uoversiktlig en andre. Uforutsette ting dukker opp, mange aktører er involvert, tilgang på ressurser endrer seg og endringer kommer på løpende bånd. Det er nærmest umulig å lage en plan på detaljnivå som holder fra start til slutt. Last Planner system er en teknikk hvor prosjektet leger planleggingen så tett opp mot jobbstart som mulig. Opplegget består av flere nivåer.

Milepælsplanen er en overordnet plan som viser hva som må være utført på et bestemt tidspunkt for å tilfredsstille bestillers krav og forventninger.

Det er viktig å definere milepæler i prosjektet for å kunne styre og ha kontroll på gjennomføringen. En milepæl er et «mellomstadie» i prosjektet, en tydelig tilstand eller situasjon i arbeidsforløpet, en synlig begivenhet eller et synlig (større) arbeidsresultat. En milepæl kan for eksempel være brukerveiledning foreligger, innkjøpsordre er sendt, pilot er produsert, godkjenning av myndigheter foreligger. Dette er faste kortsiktige mål som, etter hvert som de nås, viser hvor bra vi jobber i prosjektet. Dermed er disse milepælene også med på å motivere medarbeiderne. 

Faseplanen viser oppgaver/aktiviteter som bør utføres mellom de nærmeste milepælene, ofte noen få måneder. Da bruker vi ofte Gantt -diagram. Dette er en metode som benyttes til tidsplanlegging av oppgaver/aktiviteter. Det er en populær planleggingsteknikk da den er enkel og oversiktlig. Planlagte aktiviteter fremstilles som tykke streker på ett tids skjema. Lengden på streken angir varigheten. 

Den rød figuren viser at oppgaven/aktiviteten går mot en milepæl.

Metoden egner seg også godt til å holde oversikt over fremdrift. I Gantt skjema kan du markere hvor langt du er kommet. Dette ser vi mer på i kapittelet om styring.

DONE!app har egen funksjon for å lage Ganttskjema for et prosjekt. Se https://done.no/doneapp/avanserte-funksjoner

Bli klar plan har en tidshorisont på 1 til 2 måneder. Materiell, ressurser, utstyr, tegninger etc. må på plass (NB! Bli klar saker som har lenger horisont en 1 til måneder må klargjøres før). Bli klar plan oppdateres ukentlig basert på siste tids hendelser. Prosjektgruppen gjør arbeidet klart og identifiserer og fjerne hindringer.

Ukeplan inneholder de aktiviteter som skal utføres kommende uke eller dager. Dette er detaljerte planer og utføres av de medarbeiderne som er nærmest jobben som skal utføres.

Ved kontroll måles jobben som er gjort. Vi måler hvor mange oppgaver som er gjort mot antall oppgaver som ble lovet gjort. Den bør havne på 100 % men 80 til 90 % oppfattes som bra. På denne måte avdekker vi også hvor god vi er på å planlegge.