Rapportering høres kjedelig og gammeldags ut! Hvorfor skal du bry deg med det?
Oppdragsgiver, som skal gjøre seg nytte av det dere leverer, vil alltid vite hvordan det går. Får de resultatet som er lovet, til den tid og til den kostnad det er lovet?
Dersom prosjektet går over noe tid, vil de spørre om dette flere ganger. Da er det smart å lage en rapport som inneholder de samme overskriftene og ser likedan ut hver gang, hvor dere bare endrer innholdet under overskriftene. Dette gjør det enklere for dere å lage rapporten, og for Kunden å lese rapporten. Noen kunder har standard rapporter/maler som dere må følge. Om de ikke har det kan du vise dem hvordan du normalt gjør det eller avtale i forberedelsesfasen hva rapporten skal inneholde.
Prosjektet vil også måtte oppsummer skriftlig ved gitt tidsrom. Dett er en «logg» som hjelper til i styringen, men også en viktig input når du skal oppsummer hvordan prosjektet har gått
I små prosjekter vil nok mye av dette skje muntlig. Det er imidlertid ikke så dumt å dokumentere det viktige dere holder på med. For eksempel kan de være lurt å skrive møtereferat, en kort status rapport og en endringslogg når dere bestemmer dere for «større» endringer.
Nedenfor er noen enkle eksempler på skjemaer som dere kan benytte. Vi anbefaler på det sterkeste å skrive ned status dersom dere må dokumentere hva dere har gjort ovenfor de dere har fått penger fra.
Eksempel 1. Statusrapport
Rapportering høres kjedelig og gammeldags ut! Hvorfor skal du bry deg med det?
Oppdragsgiver, som skal gjøre seg nytte av det dere leverer, vil alltid vite hvordan det går. Får de resultatet som er lovet, til den tid og til den kostnad det er lovet?
Dersom prosjektet går over noe tid, vil de spørre om dette flere ganger. Da er det smart å lage en rapport som inneholder de samme overskriftene og ser likedan ut hver gang, hvor dere bare endrer innholdet under overskriftene. Dette gjør det enklere for dere å lage rapporten, og for Kunden å lese rapporten. Noen kunder har standard rapporter/maler som dere må følge. Om de ikke har det kan du vise dem hvordan du normalt gjør det eller avtale i forberedelsesfasen hva rapporten skal inneholde.
Prosjektet vil også måtte oppsummer skriftlig ved gitt tidsrom. Dett er en «logg» som hjelper til i styringen, men også en viktig input når du skal oppsummer hvordan prosjektet har gått
I små prosjekter vil nok mye av dette skje muntlig. Det er imidlertid ikke så dumt å dokumentere det viktige dere holder på med. For eksempel kan de være lurt å skrive møtereferat, en kort status rapport og en endringslogg når dere bestemmer dere for «større» endringer.
Nedenfor er noen enkle eksempler på skjemaer som dere kan benytte. Vi anbefaler på det sterkeste å skrive ned status dersom dere må dokumentere hva dere har gjort ovenfor de dere har fått penger fra.
Dette er en enkel statusrapport. Dere starter med en kort beskrivelse av hva dere er ferdig med og hvordan dere ligger an i henhold til plan. Det er ikke nødvendig å skrive om alt dere har gjort, men det er viktig å si fra om forsinkelser. Neste skritt er å si fra om dere ser noen problemer nå og hvilke tiltak dere vil gjøre for å løse dem. Så ser vi fremover: Er det noen risikoer som kan utfordre oss spesielt? Hva kan vi tenke oss å gjøre med det? Til slutt sier vi fra dersom vi trenger noen beslutninger fra Kunden/oppdragsgiver for å komme videre.
Det lønner seg også å ha oversikt over større endringer dere gjør. Da kan dere bruke en endringslogg. Dette er jo spesielt viktig hvis dere har et oppdrag, og hvor det er viktig å dokumenter avvik fra plan. Om dere ikke har fått det dere har betalt for, eller en dere samarbeider med plutselig gjør noe annet enn det dere har avtalt, eller i verste fall, ikke gjør noen ting, så er det viktig å få frem hvilke konsekvenser dette får for prosjektet.